「事務なんて誰でもできる！」と思ってやってみたものの、意外と大変だったと感じている人はいませんか？
その理由の一つに「事務にはマルチタスクが必須」だということがあります。
もちろん事務だけではなくどの仕事でもマルチタスク必要ですが、「誰でもできるからとりあえず事務！」と考えるのは甘いです。
常にマルチタスクですよ！
事務は軽視されがちですが、縁の下の力持ちです。
今回はマルチタスクが苦手な筆者が仕事をこなすために工夫していることを紹介します。
- マルチタスクが苦手だがこなす方法を知りたい
- 事務でどのようなマルチタスクが必要なのか知りたい
- マルチタスクが向いていなければ事務はできないと思っている
筆者はマルチタスクは好きではありませんが、工夫しなんとかこなしています。
おそらく完璧主義であったり、HSPの気質があったりすることが原因だと思います。
筆者は金融系の事務職で働いていました。
残業はほぼ許されなかったので、短時間で効率的に仕事をこなさなければいけない環境でした。
頭をフル回転させていたので、残業していないのに疲労感がすごかったです。
今は派遣で「CADオペレーター時々事務」という形で働いていて、派遣先がゆるいのでのんびり仕事できています。
残業も好きにしてねといった形です。
現在の職場ではマルチタスクで仕事を早く終わらせるよりも、設計系の会社のため一つのことを根気よく進めてきちんと終わらせるという力が求められます。
職場によって求められるマルチタスクのレベルは違います。
どのような形で仕事を進めることになるのか就職・転職の際に確認しておきましょう。
マルチタスクが苦手な理由
筆者がマルチタスクが苦手な理由を紹介します。
電話で中断される
電話に出るのはまだいいのですが、ややこしい案件に当たり時間が取られると辛いものがあります。
筆者は電話に出る前に「よし‥出るぞ！」と覚悟を決めるので、
出たくないと思っていても反射で出られる人のことを本当に尊敬します。
苦手なので電話に出なくて良い職場がいいな‥
集中している時に話しかけられる
本当に自分のキャパが狭くて申し訳ないのですが、切羽詰まりながら大事な作業をしている時に話しかけられると「今はそれどころじゃない！！」と内心パニックになります。（口には出しませんが笑）
作業が中断されてもにこやかに返事している人を本当に尊敬します。
あれもこれもやっといて〜と仕事を追加される
上司は簡単に言いますが、時間がかかる仕事だったりすると内心泣いています。
やるよ‥やるけどさ‥
自分で立てていたスケジュールを乱される
忙しい時に予想外のことで自分で立てたスケジュールを乱されるのが苦手です。
余裕を持って仕事を進めていますが、余裕が無くなると途端に焦ります笑
そもそも余裕があってもなくても自分のペースを乱されることが苦手です。
完璧主義
基本大雑把なのですが、変なところで完璧主義なのできっちりきっちりやりたくなってしまいます。
どうでもいいことが気になってなかなか他の仕事が進まないこともあります。
一つの仕事がキリの良いところまで終わらないと落ち着かないです。
ひとまず置いといて、とすぐに切り替えられれば良いのですが。
他の仕事をしていても別の仕事が気になる
前にやっていたことが「大丈夫だったかな」とか「あのメール失礼じゃなかったかな」とか気になって見返すこともあって脳が疲れます。
一つやっている間にも他の仕事のことが気になります。
効率を考えすぎて疲れる
効率を常に考えながら作業をするので脳がすごく疲れます。
あれもこれもと同時並行に進めてたら結局一つ一つやった方が早いんじゃないかと思う時があります。
近頃は私生活でも無意識に何個か同時並行で作業してしまうので本当に疲れます‥。
工夫していること
そんなマルチタスクが嫌いな筆者が工夫していることを紹介します。
違う作業に移るときはメモに残す
電話を取る時や誰かに話しかけられた時など、今まで何の作業をしていたか該当の場所に付箋を貼ったり、ささっとメモしたりします。
作業を再開する際に「あれ‥どこまでやったっけ？」と考えずに済み、できるだけ脳を使わないで済みます。
また、やっていた作業自体を忘れるミスを防ぎます。
他人に関わることは先に進める
誰かに確認する必要がある仕事や、承認に時間がかかりそうな作業は早めに済ませます。
確認しないと自分の作業が進められなくなると途中で自分のすべき仕事がなくなったり、後になってたくさん自分の所に残ったり、他人に迷惑がかかったりすることを避けるためです。
優先順位をその都度更新
タスクが入るたびに優先順位をつけ直します。
Todoをメモに書いたりアプリ使って管理すると良いでしょう。
パソコンでできたら楽でしょうが、面倒なのとよくわからないのでメモに書いています笑
簡単な仕事を終わらせて見た目だけでも量を減らす
タスクの数が多いままだと「全然終わってない‥」となりがちです。
また、周りからも「全然終わってないんじゃないの？」と思われてしまいます。
先に重い仕事を進めると、予想以上に時間がかかってしまった時に他の仕事を周りの人にフォローしてもらうことになるかもしれません。
また残していた簡単であるはずの仕事が予想外に時間がかかることもあるでしょう。
初めから時間に余裕を持たせておく
イレギュラーが起こることを想定して仕事をいっぱいいっぱいに抱え込まないようにしましょう。
また、早め早めに仕事を進めましょう。
あまりに早く終わらせると別の仕事が舞い込むので程よいところで調整しましょう笑
まとめ
事務はできて当たり前だと思われていることが多いです。
「簡単、楽そう、誰でもできるからとりあえず事務！」という人がいますが、マルチタスクが求められるなど、全員が全員向いているわけではありません。
あまりにも自分には向いていない！と思う方は転職を考えてもいいかもしれません。
エージェントや適職診断を利用しプロの意見を聞いた上で転職活動を行うとミスマッチも少なくなりますよ。
筆者はリクルートエージェントを利用し転職しました。
無料で手厚いサービスが受けられたので満足しています。
自分に合った仕事を見つけできるだけストレスなく働きたいですね。
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